Diseño de un sistema de gestión digital en el área de prevención de riesgos para la reducción de los costos operativos de la empresa Eulen

Abstract

El proyecto es abordado en el departamento de prevención de riesgos de la empresa Eulen, donde la problemática principal es la centralización de la información y los registros en documentación física. Al ser una empresa de servicios, la operación se ejecuta en las instalaciones de clientes, donde se debe ir a monitorear el ambiente de trabajo para que los colaboradores se desarrollen en un ambiente libre de riesgos. El monitoreo en terreno, en el contexto de prevención de riesgos, es ejecutado por prevencionistas, quienes visitan las instalaciones mensualmente. Lo que busca el proyecto es dar un orden a la información actual disponible, y a los datos que van ingresando diariamente acerca de los procesos de gestión preventiva en terreno, a través de herramientas de análisis de datos e indicadores de gestión. Además de reducir costos en la operación preventiva para hacer más eficiente el uso del tiempo en terreno. La metodología empleada para plantear la propuesta de mejora es el ciclo de Deming o PDCA por sus siglas en inglés (Plan, Do, Check, Act), se plantea agilizar los procesos a través del uso de plataformas digitales como Google Sites, Google Calendar y Power BI para hacer un monitoreo del avance en las actividades. El beneficio esperado de la propuesta es un ahorro de $744.453 en costos operativos mensualmente, se espera reducir el consumo de papel en un 67%, conseguir el 100% de cumplimiento de las visitas a los clientes y que la búsqueda de información se reduzca en un 66,57%.

The project is focused in the risk prevention department of the company Eulen, where the main problem is the centralization of information and records in physical documentation. Being a service company, the operation is carried out at the client's facilities, where the work environment must be monitored, so that the employees can develop in a risk-free environment. On-site monitoring, in the context of risk prevention, is carried out by preventionists who visit the work sites on a monthly schedule. The purpose of the project is to give order to the current information available, and to the data that are entered daily about the preventive management processes in the field, through data analysis tools and management indicators. In addition to reducing costs in the preventive operation to make more efficient use of time in the field. The methodology used to propose the improvement proposal is the Deming cycle or PDCA (Plan, Do, Check, Act), it is proposed to streamline processes through the use of digital platforms such as Google Sites, Google Calendar and Power BI to monitor the progress of activities. The expected benefit of the proposal is a savings of $744,453 in monthly operating costs, a 67% reduction in paper consumption, 100% compliance with customer visits, and a 66.57% reduction in the search for information.