Diseño de Propuesta de mejora en Plan de Gestión y Control Contable para cuentas operadas en BancoEstado - Sucursales

Abstract

Como se ha relatado en el punto anterior, se ha trabajado durante años para posicionar a BancoEstado como empresa confiable y que ayuda a sus clientes. La reputación es un tema sensible por lo que cualquier error en una transacción que cause problemas a un cliente, se ve reflejada inmediatamente la reputación de la Marca, esto hace que cualquier problema presentado en sucursales sea relevante para conservarla. En las sucursales de BancoEstado, se ha observado que la información contable no siempre es interpretada correctamente por los jefes de sucursal. Esta falta de interpretación adecuada conlleva a que las alarmas generadas en el Mayor contable de la sucursal no sean identificadas adecuadamente en el mismo día, provocando omisión de correcciones necesarias, consecuencia de ello, provoca generación de Operaciones por liquidar, clasificadas como como Otros Activos/Otros Pasivos en el Balance General. Posteriormente, se investigan las causas de estos errores, sin embargo, no todos son corregidos a tiempo, el echo económicos contabilizado no quedan asentado en las cuentas correctas, además el plazo para regularizar en cuentas contables es acotado y al no llevarse a cabo en el tiempo normado, resulta en pérdidas para la institución. Con el fin de abordar este problema y minimizar el daño asociado, se propone el diseño de un plan que facilite a los jefes de sucursal la revisión de su Mayor contable, la detección de errores de contabilización y su resolución efectiva, en forma y tiempo. El origen de una operación ingresada en una cuenta contable operada en sucursales puede ser cualquier actividad financiera, como depósitos, retiros, transferencias, compraventa de monedas o pagos de facturas, que aún no se han registrado correctamente en el sistema contable del banco. Por lo tanto, es fundamental monitorear y gestionar estas cuentas operadas en sucursales de manera adecuada para garantizar que se complete el ciclo contable de manera oportuna y precisa. Su falta de resolución puede afectar la exactitud del registro financiero y la eficiencia operativa de BancoEstado." Implementar un Plan de Gestión y Control Contable requiere un enfoque sistemático y colaborativo, así se mejora la precisión contable y reduce las pérdidas financieras en las sucursales de BancoEstado.

As previously mentioned, efforts have been made over the years to position BancoEstado as a reliable company that assists its clients. Reputation is a sensitive matter, so any transaction error that causes problems for a customer immediately impacts the brand’s reputation. Consequently, any issues arising in branch offices are relevant for maintaining this reputation. In BancoEstado branch offices, it has been observed that accounting information is not always correctly interpreted by branch managers. This lack of proper interpretation leads to alarms generated in the branch’s accounting ledger not being identified correctly on the same day. As a result, necessary corrections are omitted, leading to the creation of outstanding transactions classified as Other Assets/Other Liabilities in the General Balance Sheet. Subsequently, investigations into the causes of these errors occur, but not all are rectified in a timely manner. Economic events are not properly recorded in the correct accounts, and the limited timeframe for regularization in accounting accounts results in losses for the institution. To address this issue and minimize associated damage, a plan is proposed to facilitate branch managers in reviewing their accounting ledgers, detecting accounting errors, and resolving them effectively and promptly. The origin of an operation entered in an accounting account operated in branch offices can be any financial activity, such as deposits, withdrawals, transfers, currency exchanges, or bill payments, which have not yet been correctly recorded in the bank’s accounting system. Therefore, monitoring and managing these accounts operated in branches appropriately is crucial to ensure timely and accurate completion of the accounting cycle. Failure to resolve these issues can impact the accuracy of financial records and operational efficiency at BancoEstado. Implementing a Management and Accounting Control Plan requires a systematic and collaborative approach, ultimately improving accounting accuracy and reducing financial losses in BancoEstado branch offices.