Diseño de un modelo de mejoramiento en la gestión de abastecimiento del Hospital San José de Coronel: Compras estratégicas y eficiencia operativa en bodegas

Abstract

El proyecto desarrolla una propuesta de mejora para los procesos de abastecimiento del Hospital San José de Coronel. El objetivo fue elevar la eficiencia, la trazabilidad y la oportunidad en compras y bodegas, reduciendo discrecionalidad y asegurando continuidad clínica. Se ejecutó un ciclo PDCA final con planificación detallada, control operativo en CGCOM y tablero de seguimiento diario. Los avances se midieron con un set de KPI y responsables definidos. El diagnóstico del ciclo identificó brechas en planificación anual, control documental y gestión de inventarios. La propuesta del ciclo final estableció una programación realista del Plan Anual de Compras, revisión técnica de bases y seguimiento quincenal de licitaciones; exigencia de cierres de órdenes con disciplina de hitos; y ordenamiento de bodegas mediante ABC, layout FIFO/FEFO y alertas de vencimiento. Los resultados muestran mejoras verificables. El trato directo bajó a 17,34 %. Las órdenes cerradas en plazo alcanzaron 90,41 % y el registro de movimientos el mismo día llegó a 91,93 %. En inventario, el sobrestock se redujo a $ 152,1 millones, el cumplimiento FEFO llegó a 95,90 % y los quiebres críticos descendieron a 2,33 %. Persisten brechas en cumplimiento del PAC (24,26 %), en licitaciones desiertas o revocadas (23,53 %) y en conformidad DS N.º 661 (74,07 %), para las cuales se definieron controles de cierre y escalamiento. Desde la perspectiva económica, el costo anual de implementación del ciclo fue $ 66.501.134 y los beneficios anuales estimados ascienden a $ 350.513.140, con ganancia neta anual de $ 284.012.006, índice costo–beneficio de 5,27. Los beneficios provienen de la reducción de sobreprecio y compras urgentes, la disminución del sobrestock y vencimientos, y la mayor productividad del equipo. En conclusión, el ciclo final instala un modelo de gestión de abastecimiento y bodegas con datos confiables, reglas y control permanente. El hospital mejora su capacidad para comprar a tiempo y con trazabilidad, sostiene la disponibilidad clínica y deja definidos los mecanismos para cerrar las brechas pendientes en el siguiente período.

This project develops a performance‐improvement proposal for the supply processes of Hospital San José de Coronel. The objective was to increase efficiency, traceability, and timeliness in purchasing and warehousing, reducing discretion and ensuring clinical continuity. A final PDCA cycle was executed with detailed planning, operational control in CGCOM, and a daily monitoring dashboard. Progress was tracked with a defined set of KPIs and owners. The cycle’s diagnosis identified gaps in annual planning, documentary control, and inventory management. The final proposal established a realistic Annual Procurement Plan schedule, technical review of bid documents with bi-weekly follow-up, enforcement of order closures through milestone discipline, and warehouse organization using ABC classification, FIFO/FEFO layout, and expiry alerts. Results show verifiable improvements: direct awards fell to 17.34%; purchase orders closed on time reached 90.41%; same-day transaction recording rose to 91.93%. In inventory, overstock dropped to $152.1 million, FEFO compliance reached 95.90%, and critical stockouts decreased to 2.33%. Gaps remain in Annual Plan execution (24.26%), canceled/revoked tenders (23.53%), and DS No. 661 compliance (74.07%); closure controls and escalation have been defined for these items. Economically, the cycle’s annual implementation cost was $66,501,134 and estimated annual benefits total $350,513,140, yielding net annual gains of $284,012,006 and a cost–benefit ratio of 5.27. Benefits stem from reduced overpricing and urgent purchases, lower overstock and expiries, and higher team productivity. In conclusion, the final cycle installs a supply and warehouse management model with reliable data, clear rules, and continuous control. The hospital strengthens its ability to purchase on time with full traceability, sustains clinical availability, and leaves mechanisms in place to close the remaining gaps in the next period.